Kantoor na corona: in 5 stappen naar een maatwerk oplossing voor uw bedrijf
Weer naar kantoor na corona, kan het, hoe dan, willen we dat, hoe gaan we daarmee om? Oriënteert u zich ook op de mogelijkheden? Wat opvalt in de berichtgeving over dit onderwerp: oplossingen en keuzes worden vrij stellig gebracht. ‘Drie dagen thuis, twee op kantoor’. Of: ‘Thuis het geconcentreerde werk, op kantoor het teamwork’. Bedrijven die flink snijden in de vierkante meters zijn er ook. En er komen allerlei oplossingen voorbij: het anderhalvemeterkantoor is bijvoorbeeld al uitgevonden. Alsof er één zo’n soort kantoor is. Ons advies: ga niet zomaar mee in de hype. Gebruik dit unieke moment als kans om stil te staan bij de functie van uw kantoor voor uw bedrijf. Bij de betékenis van uw kantoor. Zodat u van daaruit echt een plek kunt maken waar mensen willen zijn.
Over het kantoor na corona is al veel gezegd en geschreven, en vrij stellig ook. Het lijkt allemaal zo simpel: omdat we ook na de pandemie nog veel vanuit huis blijven werken, kunnen we het met aanzienlijk minder kantooroppervlakte af; en we gaan vooral voor teamwork naar kantoor, en doen thuis het geconcentreerde werk, dus op kantoor hebben we vooral ruimte nodig om samen te werken.
Het gevaar ligt op de loer dat we in ons enthousiasme over het weer op kantoor kunnen werken, in combinatie met de ervaring met de mogelijkheden en voordelen van werken vanuit huis, meegaan in wat de algemene trend lijkt te zijn. Een gemiste kans. Want wie zegt dat kantoor vooral voor het teamwork is? Voor mensen met jonge gezinnen is het misschien wel juist andersom: zij komen naar kantoor om geconcentreerd te kunnen werken. En wie zegt dat als mensen meer thuis werken, je dan ook zoveel minder kantooroppervlak nodig hebt? Misschien heb je wel een hele andere kantoorinrichting nodig voor de dagen dat ze er wél zijn en kun je die vierkante meters heel goed inzetten om extra waarde te bieden voor je medewerkers.
Juist in deze tijd, een tijd met een enorme krapte op de arbeidsmarkt, een tijd waarin het kantoorgebouw, de werkplek, misschien wel belangrijker is dan ooit in het vinden en binden van medewerkers, is het verstandig goed na te denken hoe je je kantoor het beste kan gebruiken en indelen, om het helemaal passend te maken op jouw mensen en jouw organisatie.
Kantoor als betekenisvolle plek
Het kantoor van de toekomst vraagt om maatwerk en kent meerdere invalshoeken. Wij geloven in betekenisvolle kantoren, plekken die passen bij je identiteit, bij het werkgeverschap dat je nastreeft. Als ontwerpende bouwer zijn we gewend vanuit de “why” te denken. Dat past ook bij de cultuur van Heembouw, we zijn ook zelf bezig op deze manier naar onze eigen kantoren te kijken. Samen met mijn collega’s Alijd van Doorn van Heembouw Architecten en Nienke Schilstra van HR hebben we een filosofie /aanpak voor het kantoor van de toekomst ontwikkeld. Een aanpak waarvoor we nu onze eigen kantoren als proeftuin gebruiken. Want ook wij gaan langzaam weer steeds meer naar kantoor en vinden het werken op kantoor in dat proces beetje bij beetje opnieuw uit. En onze kantooromgeving verandert mee.
Stap 1: Het begint met een heldere visie
De vraag die wij onszelf met regelmaat stellen is: wat is onze visie op (samen)werken en wat willen we dat er gebeurt in live interacties? Dit is ook altijd een belangrijke vraag die we stellen aan klanten. Én het was de eerste vraag die wij onszelf stelden toen we startten met de ontwikkeling van ons nieuwe kantoor in Berkel en Rodenrijs en bij de verbouwingen van onze kantoren in Roelofarendsveen en Breda: wat is onze visie op samenwerken? Wat willen we dat er gebeurt in interacties? Samenwerken staat bij Heembouw centraal. We werken zoveel mogelijk in projectteams, van 4 tot 8 man, die in teamkamers / teamzones samenwerken aan maximale klantwaarde. We werken dus niet op vaste werkplekken, maar werkplekonafhankelijk. Dat komt terug in het ontwerp van onze kantoren.
“Voordat je keuzes maakt, moet je eerst deze ‘why’-vraag stellen: waarom wil je dat mensen naar kantoor komen? Wat is de functie van je kantoor? Daarna komt pas de vraag: hoeveel werkplekken of vierkante meters heb je nodig?’’
Nienke Schilstra
Stap 2: Waar sta je voor, wat is je bedrijfscultuur?
Een vraag die net zo belangrijk is: wat is je bedrijfsidentiteit en wat zijn belangrijke momenten en rituelen? Het is met de huidige krapte op de arbeidsmarkt steeds lastiger om personeel te vinden en vast te houden. Een helder beeld hebben van waar je voor gaat en staat als bedrijf oefent aantrekkingskracht uit, net zoals een sterke bedrijfscultuur dat doet. Kantoren vervullen hierin een belangrijke rol. In hoeverre komt het verhaal van jouw bedrijf terug in de uitstraling en het interieur van het gebouw? Welke betekenisvolle rituelen kent je bedrijfscultuur, is daar plek voor op kantoor en hoe zien die plekken er dan uit? Zoals mijn collega Alijd zegt: “Het kantoor is niet langer primair een locatie waar productie wordt geleverd. Het is vooral de plek die zorgt voor verbinding met elkaar, en met het bedrijf.”
Rituelen zijn bij Heembouw ook erg belangrijk. Op kantoor vieren we successen, delen we lief en leed met elkaar, verwelkomen we nieuwe collega’s, vieren we verjaardagen en jubilea, nemen we afscheid. Daar maken we dus ook letterlijk plek voor, centraal bij ons op kantoor, op een vaste plek. Eén plek waar we samenkomen als we iets te vieren of te bespreken hebben.
Stap 3: Ga in gesprek met de medewerkers
Ook onmisbaar natuurlijk: het gesprek aangaan met uw medewerkers. Heeft u een goed beeld van wat er onder hen leeft en speelt? Wat vinden zij belangrijk, wat betekent het kantoor voor hen?
Zeker het gedwongen vanuit huis (samen)werken door de lockdown heeft ook bij medewerkers een nieuw beeld opgeleverd over hoe je het beste samenwerkt.
Belangrijk hierbij: de juiste vragen stellen. Veel bedrijven stellen hun medewerkers nu de vraag hoeveel dagen in de week ze thuis willen werken. Maar in eerste instantie gaat het niet om de verdeling in dagen dat je thuis werkt of op kantoor. Het gaat erover wat medewerkers nodig hebben om hun werk goed te doen. Daarna pas of ze dat thuis doen of op kantoor.
Stap 4: Testen in de praktijk
Vervolgens is het belangrijk kleinschalig te testen hoe de keuzes die zijn gemaakt werken in de praktijk en door te voeren wat werkt en aan te passen wat niet werkt. Wij zijn daar op dit moment bij Heembouw ook mee bezig. We zijn in mei begonnen met één vaste dag per week op kantoor te werken en daar komt voorlopig elke twee maanden een dag extra bij. Aan de hand daarvan kijken we: hoe werkt dat, hoe organiseren we dat? We versturen dus ook elke maand een vragenlijst om te toetsen hoe het bevalt, wat goed gaat en wat niet goed gaat. Dit is belangrijke input om definitief beleid te ontwikkelen. We experimenteren bijv. met opstellingen voor individueel en collectief online vergaderen om te zien wat het beste aansluit bij onze behoefte.
Stap 5: Ga voor hernieuwde verbondenheid
Bij Heembouw geloven we in betekenisvolle kantoren. Een kantoor dat past bij de identiteit van uw bedrijf, bij uw werkgeverschap. Een plek waar mensen willen zijn. Als de coronapandemie voorbij is zal niet iedereen weer voor 100% terugkomen op kantoor, maar hoe gaan we het dan wel doen? Ieder bedrijf heeft zo zijn unieke cultuur en Heembouw is in staat om juist die unieke cultuur te laten samensmelten met opzet, uitstraling en inrichting van het kantoor – ook na corona.
Wilt u meer weten over onze aanpak? Wilt u advies over uw kantoor na corona of wilt u gewoon eens van gedachten wisselen? Neem contact met mij op, ik kijk uit naar ons gesprek.